阿米巴企业管理经营模式:为了保护员工,必须贯彻双重确认的原则

一旦拥有公章,就可以调用公司钱款,如果负责人违规舞弊,后果不堪设想;可如果由我保管公章,工作便无法开展。于是,我想出了一个办法——分割盖章和起草文件的权利。

——稻盛和夫

1  杜绝舞弊行为

凡是人都难免会出差错。还有一种情况,就是明知不对,却因鬼迷心窍而干起了舞弊的勾当。

为了防止差错和不当行为,有必要建立由多部门、多人复核的双重确认的体制。比如,购入物品时,要经收货部门和验货部门这两个部门的确认。盖公章时,要经过盖章人和保管人的多重确认。计算数字时,需要两个人验算等。这些都是有代表性的例子。

尤其是有关金钱和物品的管理,一定要彻底贯彻双重确认的原则,建立起防患于未然的体制,杜绝差错与舞弊行为的发生。

阿米巴企业管理经营模式:为了保护员工,必须贯彻双重确认的原则

2  公司需要完善的制度

以前曾有过这样的报道,某公司的财务总监连续10年挪用公款,等到东窗事发时,其涉案金额已非常巨大。类似的事件并非过去才有,如今依然频繁地见诸报端。

假设有一名女财务人员,在公司规模尚小时就入职了。几十年来,她一直独自管理公司财务,兢兢业业,从未违规,深得大家信任。但与坏男人交往后,为了满足对方的金钱需求,她不惜挪用几千万乃至几亿日元的公款。当然,我举这个例子并非针对女性,男性的贪污事件也是年年发生。对此,其公司领导往往会说:“他(她)在公司干几十年了,工作认真,我也很信任他,居然会发生这种事,真是万万没想到啊。”

不管一个人多么认真负责,只要负责管理保险柜或现金,就有一时糊涂之虞。比如,一开始由于手头拮据,反正没人监督,于是暂且“借用”,打算下个月发工资后补上。可结果迟迟还不上,挪用的金额却越来越大,如此滚雪球一般,最终走入歧途。

人心都有善恶两面。在我看来,管理者应该负起责任。人性的贪婪,往往源于制度的疏漏。倘若制度完善,即便心生贪念,也无法犯罪。

我之所以倡导“双重确认”,并非基于“人性本恶”的思想。相反,我相信人人都有善良的佛性。为了避免员工由于一时的邪念而犯下罪孽,企业需要完善的管理制度。

阿米巴企业管理经营模式:为了保护员工,必须贯彻双重确认的原则

3  分割盖章和起草文件的权利

在京瓷,最初的双重确认体系是用于管理公章的。当时稻盛和夫是社长,因此不管是汇票、支票还是合同,都必须由他盖章。可稻盛和夫是技术人员出身,整天忙于研究开发和现场视察,不是在和产品打交道,就是在和客户打交道,不可能坐在办公室里一个劲儿地盖章。这几十年来,他亲自盖章的次数,一只手都能数过来。

正因为如此,稻盛和夫把盖章的工作交给了总务和财务。一旦拥有公章,就可以调用公司钱款,如果负责人违规舞弊,后果不堪设想;可如果由稻盛和夫保管公章,工作便无法开展。于是,他想出了一个办法——分割盖章和起草文件的权利。

阿米巴企业管理经营模式:为了保护员工,必须贯彻双重确认的原则

要想在文件或票据上盖章,就要找管理公章的财务部长。在盖章之前,他必须仔细确认内容,却无权起草文件。

不仅如此,公章平时被锁在箱子里,钥匙则由另一个人保管。财务部长要使用公章时,必须说明原委、提出申请。保管人在确认了文件内容后,方可开箱取章。这等于加了两三道保险,从而做到了防患于未然,避免了员工犯下错误。

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